Prestação de contas

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A prestação de contas (PC) da FAPESP é um processo necessário para todos os bolsistas.

No geral, o termo se refere ao uso da reserva técnica para as atividades acadêmicas, com suas regras e procedimentos.

Para a prestação de contas, os bolsistas tem que justificar os gastos no sistema Agilis e enviar uma série de documentos em versão física para a FAPESP, incluindo notas fiscais e comprovantes.

As regras sobre prestação de contas estão estabelecidas no Manual de Prestação de Contas.

Documentos necessários[editar | editar código-fonte]

Documentos a serem entregues fisicamente[editar | editar código-fonte]

Exemplo de calhamaço de comprovantes.

Você precisa entregar fisicamente os documentos da Prestação de Contas. Isso pode ser feito literalmente indo até a sede da FAPESP, ou enviando os documentos via malote em postos de apoio que enviam documentos para a FAPESP.

  • Calhamaço de comprovantes de diversas naturezas
  • Balancete e documento de despesa gerado pelo sistema Agilis

Documentos a serem entregues virtualmentes[editar | editar código-fonte]

  • Formulário de Justificativa de Uso da Reserva técnica

Usando o Agilis[editar | editar código-fonte]

Usar o Agilis pode dar uma dor de cabeça se você não tiver ajuda, pois não é um sistema intuitivo

Cadastro no sistema[editar | editar código-fonte]

O cadastro é simples, e separado do SAGE.

interface de cadastro

Localização do processo[editar | editar código-fonte]

Após "logar" no agines, ignore todo o campo de busca de processos e clique no botão acima escrito "Processos de que participo".

Botão que interessa

Após entrar, apenas clique no nome do seu processo e pronto, entrou no sistema.

O que fazer na página do processo[editar | editar código-fonte]

Você vai chegar numa página cheia de números. Uoa, muita coisa. Os links mais importantes estão em cima: elaborar prestação de contas e extrato financeiro.

Links para as funções chave no Agilis

No extrato financeiro (link da direita) você consegue acessar os recursos da sua reserva que foram liberados para você e os gastos/solicitações feitas anteriormente, assim como as datas.

Esses gastos tem que ser declarados no link da esquerda, da prestação de contas.

Declaração de recurso liberado (quanto movimentei)[editar | editar código-fonte]

No link de prestação de contas, a primeira coisa a fazer é selecionar a parcial desejada. Se é sua primeira prestação, é a parcial 1. Para declarar um recurso liberado, basta clicar em "recursos liberados".

Botão que interessa

Após marcar "Recursos Liberados, cuidado nessa etapa, não clique em finalizar!

Clique no botão verde na esquerdaProsseguir, aguarde e, em seguida, clique no botão verde Incluir.

Então, é necessário inserir o valor liberado e a data. Essas infos vocÊ encontra na outra aba mencionada acima, o link de "Extrato Financeiro".

Exemplo de declaração

Uma boa ideia é sempre que solicitar um recurso da FAPESP, adicionar já no Agilis para não esquecer.

Declaração de recurso liberado (como usei o dinheiro movimentado)[editar | editar código-fonte]

Após declarar que você liberou uma certa grana, é hora de falar como essa grana foi usada.

Se você acabou de relatar um recurso liberado, clicando em Tela Inicial você volta para a interface.

Nessa mesma interface, em vez de selecionar "recursos liberados", selecione a categoria do gasto que você quer declarar. Como exemplo, declarando o gasto de diárias em um congresso posso clicar em "Manutenção e/ou Diárias”, marcando essa categoria.

exemplo de categoria

Aperte então o botão verde Prosseguir seguido do botão "Incluir. A página que aparece não é a mesma da etapa anterior, pois agora o foco é como, e não quanto foi usado. A interface abaixo vai aparecer.

Interface

Para declarar como o recurso foi usado, você precisa ter já feito (ou ao menos organizado) sua página de documentos da prestação de contas. A numeração desses papéis vai também ser adicionada ao sistema.

Numerando as paginas[editar | editar código-fonte]

Como informado no grupo do Facebook:

-Cole os recibos/comprovantes em folhas de sulfite, e cada folha é uma página. Insira essa paginação no Agilis.  Segundo o Converse:

  • 1- Poderá definir a numeração como preferir ou for mais conveniente para a elaboração da sua Prestação de Contas (PC).
  • 2- Os documentos poderão ser numerados como subitens do recibo ou nota fiscal; por exemplo, caso o recibo seja a página 1, o (s) documento (s) que acompanha poderá ser 1.1 ou 1.a.
  • 3- Os documentos deverão ser colados com cola.
  • 4- As páginas poderão ser numeradas a mão, não é necessário que seja pelo computador.
  • 5- Se houver necessidade poderá apresentar documentação à parte. Na página onde está colado o documento não é necessário especificar a que se refere.
  • 6- Quando da finalização da PC no Agilis, o próprio sistema solicitará confirmação de que haverá devolução, bastará confirmar a informação.

Permanecemos à disposição para esclarecimentos adicionais. Atenciosamente, Marina Yabiku Setor de Informações FAPESP – Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Sp

Continuando[editar | editar código-fonte]

Na interface, você adiciona o Nº de nota fiscal e a data (para materiais permanentes), a página do documento físico que tem os comprovantes desse gasto (por exemplo, a própria nota fiscal) e o valor associado.

Para diárias, que não tem nota fiscal e são justificadas com o Anexo 6, você coloca apenas a data da liberação do valor no campo de "Data da Nota Fiscal"

Essa etapa deve ser repetida para cada gasto. Para os documentos necessários para cada tipo de uso da reserva técnica, veja o artigo principal Reserva técnica.

Geração do balancete[editar | editar código-fonte]

Para gerar o balancete, depois de inserir tudo que precisa nesta parcial do relatório, clique em Finalizar. Verifique antes se está tudo certinho, por que esse passo não tem volta.

Ao clicar, em Finalizar, o sistema irá gerar dois documentos: O Balancete e o Documento de Despesa. Ambos devem ser impressos, e o Doc de Despesa deve ser assinado pelo bolsista e pelo orientador.

Pronto! A etapa do Agilis na Prestação de Contas se encerra qui.

Liberação dos recursos[editar | editar código-fonte]

Para como liberar recursos, veja a página da Reserva_técnica.

Em resumo, para liberar recursos você acessa a página de Solicitação de Liberação de Verbas para Bolsistas. Aí o preenchimento é trivial e o dinheiro entra na conta cadastrada.


Envio dos documentos[editar | editar código-fonte]

Os documentos tem que chegar de alguma forma à sede da FAPESP:

R. Pio XI, 1500 - Alto da Lapa - CEP 05468-901 São Paulo/SP - Brasil Tel: (+55) 11 3838-4000 - Atendimento ao público das 9h às 16h

Eles podem ser entregues:

  • Em mãos
  • Via pontos de apoio
  • Via correio

Em mãos[editar | editar código-fonte]

Basta levar os documentos até R. Pio XI, 1500 - Alto da Lapa - CEP 05468-901 São Paulo/SP - Brasil. O atendimento lá é das 9h às 16h.

Via pontos de apoio[editar | editar código-fonte]

Os pontos de apoio coletam documentos que precisam ser enviados e redirecionam. Há pontos do tipo por todo o estado, a lista pode ser acessada nesse link: http://www.fapesp.br/1381 Por exemplo, o ponto da reitoria da USP-Butantã fica no prédio da reitoria, tatende de segunda à sexta-feira, das 9h às 12h e das 13h30 às 15h, e envia documentos para a FAPESP às 10:00 de terças e quintas.

Nota de experiências pessoais:

  • Neste ponto de apoio da USP não é necessário levar os documentos em envelope, sendo esse processamento feito por lá.

Via correios[editar | editar código-fonte]

Basta enviar para o endereço: R. Pio XI, 1500 - Alto da Lapa - CEP 05468-901 São Paulo/SP - Brasil via SEDEX com aviso de recebimento. Em tempos normais e dependendo de qual cidade você mande a entrega dura em média de 3 a 4 dias.

Casos especiais[editar | editar código-fonte]

Não usei nenhum recurso[editar | editar código-fonte]

A FAPESP fala que:

"Quando não ocorrer qualquer liberação de verba no período, o Outorgado deverá encaminhar a informação por escrito, devidamente assinado, nas datas estabelecidas para prestação de Contas. Lembrando que nos casos de bolsas tal informação deverá constar as assinaturas do Orientador e Orientando."

Também é preciso um aviso do tipo no formulário de prestação de contas que é enviado no SAGE.

Essa informação está dividida nesses dois links: [1] e [2].

Material Permanente[editar | editar código-fonte]

Veja Reserva_técnica#Material_permanente.

Veja também[editar | editar código-fonte]



Posts de Blog relacionados[editar | editar código-fonte]